El objetivo de las empresas es vender un bien o servicio y ganar por esta transacción siendo cumplidores de las disposiciones legales, societarias y tributarias; por este motivo, las sociedades están obligadas a la presentación y declaración de balances, resultados, conciliación tributaria y pago de impuesto a la renta a través del formulario 101.
La información presentada debe reflejar la realidad de la empresa y por ello debemos evitar a toda costa que se filtren errores, los mismos que pueden ser de dos tipos:
1. Los que tienen que ver con las transacciones en sí: Validez, Integridad, Corte y Registro.- Los errores cometidos por estos motivos dan poca posibilidad de discusión ya sea con los Administradores tanto como con el SRI. El hecho de registrar diferentes números de facturas en un periodo determinado es fácil de comprobar tomando la declaración mensual contra el físico de las facturas de ese periodo.
2. Los que tienen que ver con los Estados Financieros: Valuación y Presentación.- Las diferencias encontradas por criterios divergentes para la valuación de un activo, un método de depreciación aplicado o cambios en la política de valuar los inventarios.
Estos errores pueden ser disminuidos si es que los procedimientos de comprobación y control interno de las empresas están diseñados de manera armoniosa que permitan que los procesos fluyan de manera ágil pero comprobando y evaluando la gestión. De todas formas cada compañía tiene su forma particular de establecer sus políticas internas de control, sin embargo detallamos a continuación los puntos que contribuyen a que el Cierre Fiscal se realice con éxito:
Responsabilidad.- Para cada tarea debe haber un responsable, si no existe una delimitación exacta de ésta, el control será ineficiente.
Segmentación de obligaciones.- La contabilidad y las operaciones deben estar separadas. Un empleado no debe ocupar un puesto en que tenga control de la contabilidad, y al mismo tiempo, control de las operaciones que ocasionan asientos de contabilidad. Por ejemplo, el tenedor de libros que lleva el mayor general no debe tener acceso a la caja o al registro de ventas al contado.
Comprobación de trabajo.- Debe utilizarse todas las pruebas disponibles para comprobar la exactitud, con objeto de tener seguridad de que las operaciones y la contabilidad se llevan en forma exacta. Por ejemplo, las ventas diarias deben totalizarse y comprobarse con la suma de las etiquetas de la mercancía entregada, en caso de que se use un sistema de inventario de ventas al menudeo.
División de trabajos.- Ninguna persona individualmente debe tener completamente a su cargo una transacción comercial. Cualquier persona, deliberada o inadvertidamente, cometerá errores, pero es probable que un error se descubra si el manejo de una transacción está dividido entre dos o más personas.
Entrenamiento.- Debe escogerse y entrenarse cuidadosamente el personal. Un entrenamiento cuidadoso da por resultado mejor rendimiento, costos reducidos y empleados más atentos y activos.
Rotación de personal.- Si es posible, debe haber rotación entre los empleados asignados a cada trabajo; debe imponerse la obligación de disfrutar de vacaciones entre las personas que ocupan un puesto de confianza. La rotación reduce las oportunidades de cometer fraude, indica la adaptabilidad de un empleado y frecuentemente da por resultados nuevas ideas para la organización.
Manuales de procedimiento.- Las instrucciones de operación para cada puesto deben estar siempre por escrito. Los manuales de procedimiento fomentan la eficiencia y evitan los errores.
Póliza de fianza.- Los empleados deben tener pólizas de fianza. La fianza protege a la empresa y actúa como disuasivo psicológico en el caso de un empleado en tentación.
Precaución en aplicación de sistema.- No deben exagerarse las ventajas de protección que presta el sistema de contabilidad de partida doble. Este sistema no substituye al control interno. Errores también se cometen en la contabilidad por partida doble, y el sistema por sí solo no probará una omisión, un asiento equivocado, o la falta de honradez
Cuentas de Control.- Debe hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible. Estas cuentas prueban la exactitud entre los saldos de las cuentas y los empleados segregados en diferentes ocupaciones.
Utilización de equipos mecánicos.- Debe hacerse uso de equipo mecánico siempre que esto sea factible. Aun cuando siempre hay que ejercer vigilancia para evitar errores y manipulaciones, inclusive usando equipo mecánico, se facilitan las operaciones, se fomenta la división de labores y se puede reforzar el control interno.
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